Các doanh nghiệp Soi cầu chuẩn XSMB thường sẽ một lượng lớn công việc mỗi ngày bởi số lượng vé được phát hành lên tới hàng triệu. Lại thêm hệ thống nhân sự tương đối lớn nên các lãnh đạo công ty đã được yêu cầu triển khai hiện đại hóa công tác điều hành hoạt động.
Hiện đại hóa công tác điều hành công ty xổ số kiến thiết
Với mục tiêu ”cùng nhau phối hợp – cùng nhau chia sẻ – cùng nhau kiểm soát – cùng nhau hoàn thành” giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp nhằm cải thiện và tối đa hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Các đơn vị chuyên về ngành Xổ Số sẽ xây dựng những quy trình khép kín, nâng cao khả năng phối hợp, kiểm soát và phân phối nguồn lực một cách tối ưu, nhanh gọn và hiệu quả. Những nhiệm vụ công tác hằng ngày sẽ được số hóa toàn bộ để tiết kiệm thời gian và công sức hơn trước.
Phòng trả thưởng và kế hoạch
Chẳng hạn các phòng ban sẽ đều quản lý dữ liệu bằng phần mềm và máy tính. Toàn bộ các tham số trong công tác kinh doanh và hoạt động đều được số hóa toàn bộ, cụ thể:
- Khai báo phần trăm ủy quyền và các chi phí khác.
- Tiêu chí tính toán trả thưởng để phần mềm tự động tính và lập bảng kê trả thưởng.
- Cập nhật danh sách trúng thưởng theo từng đối tượng.
- Danh mục trả thưởng một cách chi tiết dựa trên cơ cấu vé.
- Phân loại trả thưởng theo nhiều hình thức khác nhau (tiền mặt, đối tượng, trừ công nợ);
- Tự động tính tất cả chi phí theo khai báo và phát sinh.
Quy trính hiện đại hóa của bộ phận kế hoạch như sau:
Bảng trả thưởng kế hoạch xổ số: sau khi biết kết quả trả thưởng dựa vào bảng tổng hợp phân phối vé truyền thống và kết quả xổ số, người sử dụng có thể biết được chi tiết các giải trúng ở khu vực và giá trị là bao nhiêu theo kế hoạch trả thưởng.
Tiến hành trả thưởng: người trúng thưởng có thể được trả thưởng tại các văn phòng đại diện hoặc văn phòng công ty ® Lập phiếu chi trả thưởng, phiếu lĩnh tiền.
Cập nhật phiếu uỷ quyền trả thưởng: bộ phận trả thưởng tiến hành lập phiếu uỷ quyền (trong trường hợp các đại lý thanh toán trả thưởng giúp các văn phòng đại diện hoặc văn phòng công ty đối với những vé trúng thưởng có giá trị dưới 20 triệu ® các đại lý sẽ được hưởng hoa hồng uỷ quyền trúng thưởng = giá trị trúng thưởng * 0.2%). Bộ phận phúc tra kế thừa dữ liệu.
Phúc tra số liệu trả thưởng: bộ phận phúc tra kế thừa dữ liệu từ bộ phận trả thưởng (danh sách trả thưởng) tiến hành phúc tra:
- Cập nhật kết quả quả kiểm đếm thực tế;
- Tự động lập danh sách đối chiếu, liên kết số liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tính số liệu trả thưởng chính xác;
- Xây dựng bảng dữ liệu đối chiếu và tìm kiếm, bộ phận Phúc tra có thể kiểm tra và lập báo cáo so sánh ngay trên phần mềm.
Quản lý nhân sự
Cập nhật, theo dõi Hồ sơ CBNV
- Cập nhật các thông tin liên quan về nhân viên để quản lý danh sách CBNV (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên CBNV, bộ phận, địa chỉ, ngày sinh, bộ phận công tác, chức vụ…).
- Tương ứng với từng hồ sơ CBNV, cán bộ BP Nhân sự – Tiền lương sẽ truy vết các thông tin liên quan: thông tin cá nhân, chi tiết đào tạo, phát sinh tạm ứng, công cụ dụng cụ đang dùng, quan hệ gia đình, các quyết định trong suốt quá trình làm việc (QĐ tăng/ giảm lương, QĐ thuyên chuyển/ bổ nhiệm, QĐ nghỉ việc, …).
Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động:
- Cập nhật, theo dõi các thông tin về hợp đồng của từng CBNV (mã hợp đồng, ngày hợp đồng, loại hợp đồng, lương cơ bản, mức lương hưởng BHXH…).
- Đối với các hợp đồng có thời hạn, phần mềm BRAVO sẽ cảnh báo trước khi đến hạn một khoảng thời gian (khoảng thời gian do người sử dụng chủ động lựa chọn khai báo) để cán bộ phụ trách xem xét vấn đề ký kết tiếp tục.
Quản lý chấm công, phân ca làm việc
Việc điều hành số lượng lao động trong công ty xổ số sẽ được số hóa như sau:
- Kết nối trực tiếp với máy chấm công, liên kết để lấy thời gian vào – ra thực tế của từng nhân viên, làm cơ sở xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca.
- Đồng thời với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ không lương, công tác,… sẽ thực hiện chấm công bổ sung.
- Xử lý các tình huống điều chuyển ca, nghỉ bù sau tăng ca, nghỉ các ngày lễ trong năm, …
- Các văn phòng đại diện thực hiện chấm công và sẽ được tổng hợp tại văn phòng công ty.
Tính lương
Việc tính lương bằng máy tính cũng giúp bộ phận kế toán được nhẹ nhàng hơn rất nhiều:
- Phần mềm cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau: tính lương theo thời gian…
- Khai báo các tham số tính lương, tham số tính phụ cấp, tham số tính phụ cấp,… trên phần mềm.
- Theo dõi quá trình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm tế, Bảo hiểm tai nạn lao động và các khoản chi nghĩa vụ theo quy định cho CBCNV trong toàn Công ty.
- Tính các khoản trích theo lương, tính thuế TNCN.
- Chuyển dữ liệu cho BP Kế toán hạch toán lương.
